Sommaire de la fonction

Relevant de la Cheffe de la direction de Groupe Legault, l’adjoint(e) exécutif(ve) occupe un poste clé au sein de l'équipe de direction et des actionnaires du Groupe Legault. Il (elle) contribue au succès de l'entreprise en aidant les membres de la haute direction à atteindre leurs objectifs. Il (elle) assure le maintien de bonnes relations avec les clients, les partenaires et l’ensemble des employés du Groupe.

Responsabilités

Pour la Cheffe de la direction :

Gestion de l'agenda : Organiser les rendez-vous, les réunions et les voyages d'affaires. Assurer une gestion efficace de l'emploi du temps en tenant compte des priorités et des urgences.
Communication : Gérer les communications entrantes et sortantes. Répondre aux appels téléphoniques, trier et filtrer les courriels et transmettre les informations importantes.
Organisation de réunions : Planifier, coordonner et organiser les réunions, y compris la préparation de l'ordre du jour, la réservation de salles et l'accueil des invités s'il y a lieu.
Coordination interne : Collaborer avec les partenaires internes pour faciliter la communication et la coordination des activités.
 

Pour la Cheffe de la direction et les actionnaires :

Gestion de l'information : Collecter, organiser et archiver les informations importantes reliées au bon fonctionnement de l’entreprise. Maintenir la documentation et les dossiers d’affaires à jour pour un accès facile.
Financier: Participer à la gestion des dépenses, des remboursements et d'autres tâches administratives liées à l’entreprise.
 

Pour le comité exécutif:

Gestion des déplacements : Organiser les déplacements professionnels, y compris la réservation de vols, d'hôtels et d'autres arrangements logistiques.
Communication des agendas pour le comité exécutif et collecte des minutes des réunions exécutive.
 

Autres tâches administratives :  

·         Ententes annuelles et suivis avec les hôtels

·         Liste des coordonnées employés pour Groupe Legault

·         Traitement de la Visa corpo

Formation | Expérience professionnelle

Diplôme professionnel en secrétariat ou DEC ou formation universitaire dans un domaine pertinent.
Un minimum de huit (8) ans d'expérience à titre d'adjoint (e) de direction.
 

Connaissances

Excellente maîtrise du français et de l'anglais, autant à l'oral qu'à l'écrit.
Capacités rédactionnelles de qualité supérieure.
Maîtrise de la suite MS Office (Word, PowerPoint, Excel) et des outils informatiques.
Habiletés et Aptitudes

·         Aptitude démontrée à maintenir de très haut standards de professionnalisme et de confidentialité.

·         Grand souci de maintenir l’image et la réputation de la haute direction et de la compagnie.

·         Grande capacité d’adaptation, d’organisation et de gestions des priorités.

·         Bonne gestion du stress et capacité à œuvrer dans un contexte de transformation et à composer avec l’imprévu.

·         Souplesse, enthousiasme et capacité de travailler en équipe.

·         Capacité démontrée à anticiper les besoins, à penser plus loin, à planifier et à prendre des initiatives.

·         Grandes habiletés de communication et de service à la clientèle.

·         Haut niveau d'éthique et capacité à maintenir la confidentialité en tout temps.

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